Control de avance de obra: del registro en campo al reporte
Cómo llevar el control de avance de obra por concepto: registrar lo ejecutado con fotos y generadores, validarlo y emitir el reporte de avance para tu cliente.
El viernes en la tarde el residente manda por WhatsApp quince fotos, un audio y un "ya quedó el muro del eje 3". El lunes alguien en la oficina intenta pasar eso a un Excel de avance que tiene cuatro versiones, el cliente pregunta cuánto se lleva y la respuesta es "como un 40 %, déjame confirmarlo". A fin de mes, para cobrar, hay que reconstruir qué se hizo, cuándo y cuánto vale.
El problema no es que falte información: sobra, pero está regada. Las fotos viven en un chat, las cantidades en una libreta y los precios en el presupuesto. El control de avance de obra consiste en juntar esas tres cosas en un solo lugar, el día que pasan.
Qué es el control de avance de obra
El control de avance de obra es el registro de lo que de verdad se ejecutó en la obra, concepto por concepto, comparado contra lo que se contrató. De ese registro salen dos números: el avance físico (cuánto de la obra está hecho) y el avance financiero (cuánto vale lo hecho a precio de contrato).
La clave está en "contra lo que se contrató". Un avance sin presupuesto detrás es una opinión. Por eso en Slabsz el avance vive dentro del mismo presupuesto: cada registro apunta a un concepto con su cantidad y su precio unitario ya pactados.
Primero, un presupuesto contratado
En Slabsz el avance de obra se registra en presupuestos Aprobados, con Anticipo pagado o Completados. Si el presupuesto sigue en Borrador o Enviado, la pantalla te lo explica y te lleva a cambiar el estatus.
Hay una regla que protege todo lo demás: en cuanto un presupuesto tiene avance registrado, ya no puede regresar a Borrador, Enviado ni Rechazado, ni se puede eliminar. Así las cantidades y los precios contra los que mides no cambian por debajo a media obra.
El avance de obra es del plan Pro.
Reportar desde la obra, el día que pasa
Reportar avance abre un diálogo con los conceptos del presupuesto a la izquierda, agrupados por partida y con lo que lleva acumulado cada uno, y el formulario a la derecha. Buscas el concepto por clave o descripción, pones la fecha en que se ejecutó y la cantidad en la unidad del concepto.
Mientras escribes, la ficha te dice cómo queda el acumulado y, si te pasas de lo contratado, por cuánto. Se puede guardar igual cuando de verdad se ejecutó de más: queda marcado como excedente.
Cada registro admite una nota y hasta 20 fotos. Las fotos se guardan en la carpeta Avance de obra del Baúl del proyecto, así que dejan de vivir en el celular del residente. Si hay que capturar varios conceptos seguidos, el switch Reportar otro deja el diálogo abierto con la misma fecha y limpia lo demás.
En el celular el botón queda abajo, al alcance del pulgar, porque ahí es donde se usa: parado frente al muro.
Cantidades medidas, no calculadas al ojo
Para lo que se mide en campo, marca Calcular la cantidad con generadores y captura renglones igual que en la cuantificación: piezas, largo, ancho, alto y factor, con su eje o elemento y deducciones. La cantidad del registro es la suma de los renglones.
La ventaja aparece en la revisión: quien valida ve de dónde sale cada metro, igual que en los números generadores del presupuesto. Ya no se discute si el muro mide 18 o 20 m²; se revisa el renglón.
Validar: el visto bueno antes de enseñarlo
El residente captura y el superintendente, o tú, revisa. Cada registro está Por validar o Validado, y quien valida puede aprobar uno por uno o todo lo pendiente de un día. Un registro validado ya no lo puede editar ni borrar quien lo reportó.
El switch Solo lo validado hace que la tabla y el resumen cuenten únicamente lo revisado. Es el avance que llevas a la junta con el cliente; la bitácora sigue mostrando todo para que no se te pase nada pendiente.
Para el residente existe el perfil Residente de obra: reporta avance y no ve precios, costos ni importes en ninguna parte de Slabsz. Puedes invitarlo sin abrirle tus márgenes.
Un avance sin presupuesto detrás es una opinión. Con el concepto, la cantidad y la foto, es un dato.
La tabla que contesta "¿cuánto llevamos?"
La vista Avance muestra cada partida y concepto con lo contratado, lo anterior al periodo, lo del periodo, el acumulado, lo que falta por ejecutar y el porcentaje con su barra. Eliges el periodo arriba: semana, quincena, mes, todo el avance o un rango de fechas.
El avance físico de una partida no es un promedio simple: cada concepto pesa según su importe, y lo que excede lo contratado no suma al avance físico, aunque sí al importe ejecutado. Así un concepto barato terminado al 100 % no infla el avance de toda la obra.
Un ejemplo con el muro de block de 15 cm de la calculadora de precio unitario, a $632.05 por m². Contrataste 120 m², es decir $75,846.00. Antes de esta quincena llevabas 30 m² y en la quincena se hicieron 18 m² más. El acumulado queda en 48 m²: 40 % de avance y $30,338.40 ejecutados, de los cuales $11,376.90 son del periodo.
El reporte de avance, con el cobro del periodo
Desde Exportar sacas el reporte en PDF con el periodo que estás viendo. La vista previa sale sin número, para revisarla. Emitir reporte le pone el siguiente número del presupuesto (con prefijo si quieres, como EST-4), guarda lo que cobra y deja una copia en el Baúl, en la carpeta Reportes de avance.
El reporte trae el cobro del periodo: lo ejecutado, menos la amortización del anticipo, más impuestos, menos la retención de garantía. Todo sale de las condiciones de pago e impuestos que ya capturaste en Parámetros. Siguiendo el ejemplo, con 30 % de anticipo amortizado de forma proporcional, IVA de 16 % y 5 % de fondo de garantía sobre lo ejecutado:
Ese total es un importe de referencia para saber cuánto toca cobrar. El diseño del reporte sale de las plantillas PDF: las de Slabsz traen los datos del reporte, las tarjetas de importes, el avance por partida, el resumen de reportes anteriores y el desglose por concepto, y en el editor puedes agregar las fotos y la bitácora del periodo.
El reporte que sale solo
En Exportar › Programar reporte automático eliges cada cuánto: semanal el día que quieras, quincenal o mensual. El reporte se emite con su número, se guarda en el Baúl y llega por correo con el PDF adjunto a los miembros de tu equipo y a los correos externos que escribas, hasta 20 personas. Tu cliente no ve las direcciones de tu equipo. Si el periodo no tuvo registros, no sale nada.
En los ajustes de reportes defines con qué día empieza la semana, el prefijo y el número inicial (si la obra ya llevaba reportes antes de Slabsz) y hasta cuatro firmas: elaboró, revisó y autorizó.
Buenas prácticas
- Reporta el día que se ejecuta. La fecha decide en qué semana, quincena o mes cae cada registro.
- Usa generadores para lo que se mide. Las cantidades se defienden solas.
- Una foto por frente o elemento, con su nota. La bitácora se explica sin audios.
- Valida cada semana. Lo que revisas con el cliente ya pasó por tu equipo.
El paso a paso completo está en la documentación de Avance de obra y en la guía de control de avance de obra. Si todavía no tienes el presupuesto, empieza por cómo hacer un presupuesto de obra.
Empieza hoy
Crea tu cuenta, lleva tu presupuesto a Slabsz y registra el primer avance desde la obra. Si ya lo tienes en Excel, impórtalo y arranca desde ahí.
Escrito por
Regina Campillo, Cofundadora de Slabsz
Construye Slabsz, el software de presupuestos de obra y precios unitarios en la nube para constructoras, arquitectos e ingenieros.
