Cotización de obra: qué debe llevar y en qué difiere del presupuesto
Formato de cotización de obra: anticipo, estimaciones, fondo de garantía, alcance y vigencia, con un ejemplo en pesos de cómo se cobra cada mes.
Mandaste el presupuesto, el cliente dijo que sí y a la tercera semana empezó la discusión: que el anticipo se descuenta de la primera estimación, que la limpieza venía incluida, que el precio era el de hace dos meses. Nada de eso estaba mal calculado. Simplemente no estaba escrito.
Ahí está la diferencia entre mandar un presupuesto y mandar una cotización. Los números pueden ser idénticos; lo que cambia es todo lo que rodea al total: cómo se paga, qué entra y hasta cuándo vale.
Cotización y presupuesto no son lo mismo
Una cotización de obra es el presupuesto más sus condiciones comerciales. El presupuesto responde cuánto cuesta la obra: partidas, conceptos, cantidades, precios unitarios e impuestos. La cotización agrega en qué términos la vas a hacer, y es el documento que tu cliente acepta o rechaza.
| Presupuesto | Cotización | |
|---|---|---|
| Responde | Cuánto cuesta | Cuánto y en qué términos |
| Lleva | Conceptos, precios, impuestos | Lo anterior más pago, alcance y vigencia |
| Sirve para | Calcular y revisar | Que el cliente decida |
Mucha gente usa las dos palabras como sinónimos y no pasa nada. Lo que sí pasa es que un presupuesto sin condiciones deja abierto cuándo y cómo cobras, y eso se negocia en la obra, que es el peor lugar para negociar.
Lo que debe llevar una cotización de obra
Además del presupuesto completo (si todavía no lo tienes, empieza por cómo hacer un presupuesto de obra), una cotización lleva:
- Datos de las partes: tu empresa con su logo, el cliente, la obra con su dirección, la fecha y quién firma.
- Anticipo y su amortización: qué porcentaje se paga antes de empezar y cómo se descuenta después.
- Estimaciones: cada cuándo cobras el avance (semanal, quincenal, mensual, por hitos o en un pago al terminar).
- Plazo de pago: cuántos días tiene el cliente para pagar cada estimación desde que la entregas.
- Fondo de garantía: el porcentaje que se retiene de cada estimación y se paga al entregar.
- Alcance: qué incluye el precio y, sobre todo, qué no.
- Vigencia: hasta qué fecha respetas los precios.
- Divisa: en qué moneda están los montos, si cotizas fuera de pesos.
El ejemplo: una remodelación de $250,000
Para ver cómo se mueve el dinero, toma una remodelación con un presupuesto de $250,000.00 sin IVA. Con el IVA del 16 % el total es de $290,000.00. Estas son sus condiciones:
El anticipo se amortiza de forma proporcional: en cada estimación se descuenta el 30 % de lo que ejecutaste ese mes. Así, cuando termina la obra, el anticipo quedó descontado completo sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
Cómo se cobra cada estimación
Supón que en el primer mes ejecutas $80,000.00 de obra a precios del presupuesto. La cuenta se hace en este orden, que es el de una carátula de estimación:
| Renglón | Importe |
|---|---|
| Importe ejecutado | $80,000.00 |
| Amortización del anticipo (30 %) | -$24,000.00 |
| Subtotal | $56,000.00 |
| IVA 16 % | $8,960.00 |
| Fondo de garantía (5 % de lo ejecutado) | -$4,000.00 |
| Importe a pagar | $60,960.00 |
Si el cliente no ve este orden desde la cotización, la primera estimación le parece un error: ejecutaste $80,000.00 y le pides $60,960.00. Con las condiciones escritas, el número se explica solo.
Así entra el dinero de la obra
Si la remodelación se ejecuta en tres meses ($80,000.00, $100,000.00 y $70,000.00), estas son las entradas de dinero, del anticipo a la entrega:
Cobros de una obra de $290,000 con IVA
Las cuentas cierran: $87,000.00 de anticipo, $190,500.00 en las tres estimaciones y $12,500.00 de garantía al entregar dan los $290,000.00 del total. Esa gráfica también es tu flujo de caja: con ella sabes si el anticipo alcanza para arrancar o si el segundo mes vas a financiar la obra con tu dinero, que es justo lo que se cobra en el costo financiero.
El alcance evita más pleitos que el precio
"Incluye todo lo necesario" no protege a nadie. Escribe el alcance en tres listas cortas, un punto por renglón y en palabras del cliente:
- Incluye: mano de obra, materiales y herramienta de los conceptos presupuestados; limpieza gruesa al terminar; acarreo de escombro fuera de la obra.
- No incluye: permisos y licencias; acometidas de agua y luz; muebles y electrodomésticos.
- Otras condiciones: todo trabajo fuera de los conceptos se cotiza aparte antes de hacerse.
Empieza por lo que más se discute
En una remodelación casi siempre es lo que aparece al demoler: una tubería podrida, una losa que no aguanta. Di desde la cotización que eso se cotiza aparte.
La vigencia te protege de los precios que suben
El precio de la varilla, el cobre o el cemento cambia de un mes a otro. Si mandas una cotización sin fecha y el cliente la acepta tres meses después, tienes dos malas salidas: respetar precios viejos o volver a cotizar con el trato ya cerrado. En el ejemplo pusimos treinta días; si el presupuesto lleva insumos con mucho movimiento, acórtala. En precio de materiales de construcción de octubre ves qué tanto se movieron este año.
Errores que salen caros
- Mandar solo el total. Un número sin partidas no se puede comparar ni negociar.
- Anticipo sin amortización. Cada estimación se vuelve una negociación nueva.
- IVA confuso. Di si los precios llevan IVA o no. Lo claro es presupuestar sin IVA y sumarlo al final, sobre el subtotal.
- Retenciones que aparecen al cobrar. Si tu cliente te va a retener impuestos o un fondo de garantía, ponlo desde la cotización.
Cómo se arma la cotización en Slabsz
En Slabsz la cotización no es otro documento: las condiciones viven en el mismo presupuesto de obra, en sus Parámetros. Ahí llenas el anticipo con su amortización (proporcional, en las primeras estimaciones o en la final), la frecuencia de estimaciones, el plazo de pago, el fondo de garantía y notas de pago; el alcance con Incluye, No incluye y Otras condiciones; la vigencia del presupuesto y la divisa, que es solo la etiqueta de los montos. Al poner el anticipo, Slabsz te dice cuánto es en pesos.
Las condiciones salen en el PDF con tu logo en todas las plantillas, también las del plan Gratis, y en el enlace que compartes cuando le das al cliente el permiso de ver condiciones y alcance. Con el permiso de aprobar, tu cliente acepta la cotización ahí mismo, sin crear cuenta. La guía completa, con capturas, está en la documentación de cotización de obra.
Cuando la mandas, cambia su estatus a Enviado: precios, cantidades y condiciones quedan congelados mientras el cliente decide. Y si ya contrataste, el Avance de obra, en el plan Pro, calcula el cobro de cada periodo con este mismo orden: ejecutado, amortización, impuestos y retención.
Empieza hoy
Si tus presupuestos ya viven en Excel, súbelo a Slabsz, ponle sus condiciones y manda tu próxima cotización con todo escrito.
Escrito por
Regina Campillo, Cofundadora de Slabsz
Construye Slabsz, el software de presupuestos de obra y precios unitarios en la nube para constructoras, arquitectos e ingenieros.
