Una cotización de obra es el presupuesto más sus condiciones comerciales. El presupuesto dice cuánto cuesta la obra; la cotización agrega cómo se paga, qué incluye y qué no, y hasta cuándo respetas el precio. Es el documento que tu cliente acepta o rechaza, así que lo que no esté escrito ahí se vuelve discusión en la obra.
Esta guía usa el presupuesto de la barda perimetral de Cómo hacer un presupuesto de obra, con un total de $41,221.47 con IVA, y le agrega sus condiciones.
Presupuesto contra cotización
| Presupuesto de obra | Cotización de obra | |
|---|---|---|
| Responde | Cuánto cuesta | Cuánto cuesta y en qué términos |
| Contenido | Partidas, conceptos, cantidades, precios unitarios, impuestos | Lo anterior más anticipo, pago, alcance y vigencia |
| Para quién | Tu equipo y tu cliente | Tu cliente, para decidir |
| Respaldo | Análisis de precio unitario y números generadores | Los mismos, en anexos si el cliente los pide |
En la práctica, mucha gente usa las dos palabras para lo mismo. La diferencia que importa es otra: un presupuesto sin condiciones deja abierto cuándo y cómo cobras.
Qué debe llevar una cotización de obra
- Datos de las partesObligatorio
Tu empresa con su logo y razón social, el cliente, la obra y su dirección, la fecha y quién la firma.
- PresupuestoObligatorio
Partidas y conceptos con unidad, cantidad, precio unitario e importe, más el subtotal, los impuestos y el total.
- Anticipo y su amortización
Qué porcentaje se paga antes de empezar y cómo se descuenta después: proporcional en cada estimación, en las primeras o en la final.
- Estimaciones
Cada cuándo cobras el avance: semanal, quincenal, mensual, por hitos o en un solo pago al terminar.
- Plazo de pago
Cuántos días tiene el cliente para pagar cada estimación desde que la entregas.
- Fondo de garantía
El porcentaje que se retiene de cada estimación y se paga al entregar la obra.
- AlcanceObligatorio
Qué incluye el precio y qué no. Es la sección que más pleitos evita.
- VigenciaObligatorio
Hasta qué fecha respetas los precios. Los materiales cambian de precio; sin vigencia, una cotización de hace seis meses te obliga.
- Divisa
En qué moneda están los montos, sobre todo si cotizas fuera de México o en dólares.
El ejemplo: condiciones de la barda
| Condición | Valor | En pesos |
|---|---|---|
| Anticipo | 30 % del total con IVA | $12,366.44 |
| Amortización | Proporcional en cada estimación | |
| Estimaciones | Mensuales | |
| Plazo de pago | 15 días naturales | |
| Fondo de garantía | 5 % de cada estimación | |
| Vigencia | 30 días desde la fecha de la cotización |
Y su alcance:
- Incluye: mano de obra, materiales y herramienta de los conceptos presupuestados; limpieza gruesa al terminar; acarreo de escombro fuera de la obra.
- No incluye: acometidas de CFE y agua; permisos y licencias de construcción; muebles y equipamiento.
- Otras condiciones: cualquier trabajo extra se cotiza aparte antes de hacerse.
Cómo se cobra una estimación con estas condiciones
Si en el primer mes ejecutas $10,000.00 de obra (a precios del presupuesto, sin IVA), la cuenta va así:
| Renglón | Importe |
|---|---|
| Importe ejecutado | $10,000.00 |
| Amortización del anticipo (30 %) | -$3,000.00 |
| Subtotal | $7,000.00 |
| IVA 16 % | $1,120.00 |
| Fondo de garantía (5 % de lo ejecutado) | -$500.00 |
| Importe a pagar | $7,620.00 |
La amortización proporcional descuenta en cada estimación el mismo porcentaje del anticipo, así que al terminar la obra se amortizó completo: el 30 % de $35,535.75 son $10,660.73, más su IVA, los $12,366.44 que se cobraron al inicio.
Errores comunes en una cotización de obra
- Mandar solo el total. Un número sin partidas no se puede comparar ni negociar, y tu cliente lo compara contra otro con desglose.
- Anticipo sin amortización. Si no dices cómo se descuenta, cada estimación se vuelve una negociación.
- Alcance en una línea. "Incluye todo lo necesario" no protege a nadie. Escribe qué sí y, sobre todo, qué no: acometidas, permisos, trámites, muebles, trabajos fuera de los conceptos.
- Sin vigencia. Si el cliente acepta tres meses después, tienes que respetar precios viejos o volver a cotizar con el trato ya hecho.
- IVA confuso. Di si los precios unitarios llevan IVA o no. Lo claro es presupuestar sin IVA y sumarlo al final, sobre el subtotal.
- Retenciones que aparecen al cobrar. Si tu cliente es persona moral o gobierno y te va a retener ISR, IVA o el fondo de garantía, ponlo desde la cotización para que el importe a cobrar no sorprenda.
Cómo escribir el alcance
Un punto por renglón, en lenguaje del cliente. Empieza por lo que más dudas genera en tu tipo de obra; en una remodelación, casi siempre es qué pasa con lo que se encuentra al demoler.
El formato, en orden
Un formato de cotización de obra que se lee bien va así:
Cómo se arma la parte del presupuesto, paso a paso y con sus cuentas, está en Cómo hacer un presupuesto de obra.
Cómo se hace en Slabsz
En Slabsz la cotización no es un documento aparte: las condiciones viven en el mismo presupuesto, en Parámetros, y salen en el PDF y en el enlace que compartes. En la barra del presupuesto, el menú Parámetros, en su sección Comercial, te lleva directo a Divisa, Condiciones de pago, Alcance, Estatus y Responsable.
- 1
Revisa divisa e impuestos
En Parámetros › General: Divisa es solo la etiqueta de los montos (no convierte nada) e Impuestos agrega el IVA y las retenciones, que se aplican sobre el subtotal.
- 2
Llena las condiciones de pago
En Parámetros › General › Condiciones de pago: Anticipo con su amortización, Estimaciones, Plazo de pago, Fondo de garantía y Notas de pago. Al poner el anticipo, Slabsz te dice cuánto es en pesos.
- 3
Guarda
Guardar cambios guarda todo lo que moviste en Parámetros; Descartar cambios lo deshace.
Para no llenarlas en cada presupuesto, un owner o admin deja la divisa, los impuestos, las condiciones de pago y la vigencia en días en Configuración › Presupuestos. Cada presupuesto nuevo nace con ellas y las cambias en sus Parámetros. Ver Configuración de la organización.
Alcance y vigencia en Slabsz
El alcance está en Parámetros › Presupuesto › Alcance, con tres campos: Incluye, No incluye y Otras condiciones. Escribe un punto por renglón; en el PDF y en el enlace salen como lista.
La vigencia está en Parámetros › Cronograma › Fechas, como Vigencia del presupuesto: hasta cuándo respetas estos precios. También la abres desde el menú Parámetros de la barra del presupuesto, en Programa › Fechas.
Dónde la ve tu cliente
En el enlace compartido. Al crear un enlace, el permiso Condiciones y alcance muestra la sección Condiciones comerciales: el pago, qué incluye y qué no, otras condiciones y "Precios vigentes hasta el" con la fecha. Los perfiles Cliente e Inversionista lo traen encendido. Si el enlace también deja ver los totales, el anticipo sale con su monto. Con el permiso Aprobar el presupuesto, tu cliente acepta la cotización ahí mismo, sin crear cuenta. Ver Compartir presupuesto.
En el PDF. El PDF sale con tu logo y, después de la tabla, el bloque Condiciones comerciales con el anticipo, las estimaciones, el alcance y la vigencia. Viene en todas las plantillas de Slabsz, también en las del plan Gratis, y no se imprime si no llenaste nada. En el editor de plantillas, del plan Pro, puedes moverlo, cambiarle el título o quitarlo. Ver Exportar a PDF y Excel y Plasza.
En el Excel. La exportación a Excel, del plan Pro, pone las condiciones comerciales debajo de los totales.
Cuando la mandes, cambia su Estatus a Enviado: precios y cantidades quedan congelados mientras tu cliente decide. Si la acepta, pásala a Aprobado. Ver Parámetros y plantilla.
Sigue leyendo
El presupuesto paso a paso, con un ejemplo en pesos.
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