Exportar partidas de un presupuesto de obra en PDF y Excel
Cómo sacar solo unas partidas de tu presupuesto de obra en PDF o Excel, con su total parcial e impuestos, y filtrar la explosión de insumos por partida.
El subcontratista de instalaciones te pide los conceptos que le tocan. El cliente quiere ver solo la cimentación antes de soltar el anticipo. El proveedor te pregunta cuánta varilla lleva la estructura. Los tres necesitan una parte del presupuesto, y lo que tienes es un documento completo con tus precios de todo lo demás.
Lo normal es duplicar el Excel, borrar renglones, rehacer la suma y rezar para que el IVA cuadre. O mandar el presupuesto entero y enseñar de más. Hay una forma corta: eliges las partidas y sale el documento de esa parte, con su total ya hecho.
Qué es exportar partidas
Exportar partidas es sacar en PDF o Excel solo las partidas que eliges de un presupuesto de obra, con su subtotal, sus impuestos y su total parcial recalculados. El presupuesto no cambia. Lo que cambia es el documento que entregas.
Si todavía no tienes clara la diferencia entre partida, subpartida y concepto, la guía de partidas de un presupuesto de obra trae la lista y el orden típico.
Para qué sirve en una obra real
No es lo mismo entregarle a cada quien lo que le toca que mandarle todo:
- Subcontratistas. Le pasas al de instalaciones su partida y nada más. No ve lo que cobras en estructura ni en acabados.
- Pagos por etapas. Presentas al cliente la cimentación ahora y la estructura después, cada una con su total.
- Compras. Filtras la explosión de insumos a una partida y le mandas al proveedor la lista de esa parte de la obra.
- Revisiones. Un supervisor que solo ve albañilería recibe solo albañilería, sin hojear 40 páginas.
Cómo se exporta
Todo sale de un solo diálogo, Exportar partidas, y hay dos caminos para abrirlo:
- 1
Desde el menú Exportar
En el encabezado del presupuesto abre Exportar y elige Exportar partidas…. El diálogo abre con la lista vacía para que marques las que quieras.
- 2
Desde una partida
En el menú de la partida, Exportar esta partida abre el mismo diálogo con ella ya marcada, junto con sus subpartidas.
- 3
Elige formato y partidas
Escoge PDF o Excel y marca las casillas. Marcar una partida arrastra a sus subpartidas, y puedes desmarcar una sola: la casilla de la partida queda a medias.
- 4
Revisa el subtotal y exporta
Abajo del diálogo ves el subtotal de lo marcado antes de descargar. Si no marcas nada, no se exporta nada.
Para exportar necesitas el permiso Exportar PDF y Excel. El PDF está en todos los planes y el Excel es del plan Pro. Si estás en Gratis e intentas el Excel, te ofrece bajar el PDF de esas mismas partidas.
El total parcial sale solo
Aquí es donde el Excel a mano suele fallar. El documento no toma el total de la partida guardado y lo pega: rehace la cuenta con lo que elegiste.
Toma un presupuesto de ejemplo de $1,329,615 antes de IVA. La partida de albañilería son 300 m² de muro de block a $632.05, el precio de nuestra calculadora de precio unitario. Son $189,615.00, y eso es lo único que quieres entregar.
Subtotal por partida de un presupuesto de ejemplo
Con IVA de 16 %, el documento de esa partida queda así:
Los impuestos del presupuesto se aplican sobre esa parte, igual que en el documento completo. Si usas IVA solo a materiales, la base son los materiales de las partidas elegidas, no los de toda la obra.
El documento dice que es parcial
Un papel que parece el presupuesto completo y no lo es termina en un malentendido con el cliente. Por eso el nombre sale con "(parcial)", el renglón final dice Total parcial y el archivo termina en -parcial, por ejemplo p01-casa-habitacion-parcial.pdf.
Hay tres detalles más:
- La plantilla no cambia. Sale con tu formato de PDF, tu logo y tus condiciones comerciales. Cualquier plantilla funciona.
- Una partida madre sin marcar queda como título. Si eliges solo una subpartida, su partida aparece para dar contexto, sin sus propios conceptos y con el total de lo que sí elegiste.
- Si marcas todas, es el presupuesto completo. Sale sin la marca de parcial.
La explosión de insumos también se filtra
La misma selección funciona para comprar. En la explosión de insumos de un presupuesto, el botón Partidas abre Explosión por partidas: marcas las que quieres y la lista, el total y lo que exportes se quedan solo con esas.
Arriba de la lista ves "Solo 3 partidas" con Ver todas a un lado para quitar el filtro. Y desde cualquier partida del presupuesto, Ver explosión de insumos te lleva directo a los insumos de esa parte.
Sirve para preguntas muy concretas: cuánto cemento pide la cimentación, cuántas jornadas de oficial lleva la albañilería, qué tengo que pedir esta semana si solo arranco la estructura. Este filtro no muestra importes en la lista de partidas, porque la explosión también la abre quien no tiene permiso de ver precios.
Sube tu Excel y saca su explosión
Y si necesitas repetir una partida
Otro pendiente del mismo menú: Duplicar partida. Si tu obra tiene dos niveles iguales o dos prototipos de vivienda, duplicas la partida en lugar de capturarla otra vez.
La copia lleva subpartidas, conceptos, insumos y generadores, queda debajo de la original y toma claves propias. Después solo ajustas lo que cambia. Si algo falla a la mitad no quedan copias a medias: se duplica todo o no se duplica nada.
Lo que todavía no hace
El enlace compartido muestra el presupuesto según los permisos del enlace, pero todavía no recorta por partidas. Si quieres que el cliente vea solo una parte, mándale el PDF parcial.
Tampoco es una estimación de cobro. Exportar partidas recorta un documento del presupuesto; lo ejecutado y el importe a cobrar viven en el avance de obra, con sus reportes numerados.
Empieza hoy
Abre tu próximo presupuesto de obra, elige una partida y exporta solo esa. El PDF parcial está en todos los planes, incluido el Gratis, sin tarjeta.
Escrito por
José Campillo, Cofundador de Slabsz
Construye Slabsz, el software de presupuestos de obra y precios unitarios en la nube para constructoras, arquitectos e ingenieros.
