Formato de presupuesto de obra en PDF: plantillas con tu marca
Qué debe llevar el formato de un presupuesto de obra en PDF y cómo sacarlo de Slabsz con tu logo, tus colores, portada y condiciones comerciales, sin rearmarlo en Word.
El presupuesto ya cuadra, pero falta lo que ve el cliente. Copias la tabla del Excel a un Word con tu membrete, acomodas columnas que se desbordan, pegas el logo, escribes a mano el total con letra y rezas para que el salto de página no deje una partida partida en dos. Al día siguiente cambia una cantidad y toca repetir todo.
El formato importa más de lo que parece. Dos constructoras pueden cotizar casi lo mismo y gana la que entrega un documento claro, con su marca, que el cliente entiende sin llamar para preguntar qué incluye.
Qué es el formato de un presupuesto de obra
El formato de un presupuesto de obra es el documento que le entregas al cliente: partidas, conceptos, cantidades, precios unitarios y totales, presentados con los datos de tu empresa, del proyecto y las condiciones con las que cobras. El presupuesto son los números; el formato es cómo los ve quien decide.
Un buen formato responde tres preguntas sin que nadie te llame: cuánto cuesta, qué incluye y en qué términos se paga. Si lo que quieres es una plantilla para capturar los números, Slabsz tiene un formato de presupuesto de obra en Excel gratis y sin registro. Esta entrada es sobre el paso siguiente: el PDF que entregas.
Qué debe llevar el PDF
Un PDF de presupuesto completo lleva, de arriba a abajo:
- Tu empresa: logo, razón social y datos de contacto.
- El proyecto: nombre, cliente, dirección y áreas de terreno y construcción.
- El responsable, con su título profesional.
- La tabla: partidas y conceptos con clave, unidad, cantidad, precio unitario e importe.
- Los totales: subtotal, impuestos y total en la divisa del presupuesto.
- Las condiciones comerciales: anticipo, estimaciones, alcance y vigencia.
- Número de página, para que nadie pierda una hoja.
Lo que no lleva también cuenta: tus porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad. En Slabsz no salen en el PDF; el cliente ve el precio unitario, no cómo lo armaste. Los números generadores tampoco van ahí: tienen su propio PDF en la cuantificación.
Del presupuesto al PDF en un clic
En Slabsz el PDF no se arma aparte: sale del mismo presupuesto de obra en el que trabajas. En la barra del presupuesto abres Exportar y eliges Exportar PDF (o el atajo ⌘⌥G en Mac, Ctrl Alt G en Windows). El menú enseña el avance en porcentaje y lo descarga al terminar.
Si el proyecto todavía no tiene cliente, antes de bajar el archivo Slabsz te deja elegirlo o crearlo, para que el PDF no salga con el campo vacío. El archivo se nombra con la clave y el nombre del presupuesto: P01 Casa habitación baja como p01-casa-habitacion.pdf.
Como sale de los datos vivos, si mañana cambias una cantidad vuelves a exportar y el PDF ya trae el importe nuevo, el total nuevo y el total con letra nuevo. Nada que copiar.
Seis plantillas para elegir
Cada presupuesto tiene su plantilla, que eliges en Documento › Plantilla PDF. Slabsz trae seis:
- Clásica: tabla con cuadrícula y partidas con flecha. En todos los planes.
- Compacta: letra y márgenes más chicos para que quepan más conceptos por hoja. En todos los planes.
- Minimalista: líneas finas y etiquetas en mayúsculas, sin cuadrícula.
- Mono: como la minimalista, con los totales en tu color primario.
- Con portada: una portada con logo, datos de la empresa y responsable, y luego el detalle.
- Checklist: una casilla por concepto para palomear en obra.
Las últimas cuatro son del plan Pro. La regla práctica: Compacta para presupuestos largos, porque salen menos hojas; Con portada para concursos o presentaciones a inversionistas; Checklist para la copia que se queda el residente.
Tu marca, no la de tu software
El logo de tu organización sale en todas las plantillas y en todos los planes. Lo subes una vez en el kit de marca y ya.
Los colores dependen del plan. En el plan Gratis el PDF usa la paleta estándar de Slabsz; en el plan Pro todos tus PDF toman la paleta de tu kit de marca: color principal, secundario y diez ajustes más para fondos, líneas y resaltados. Si ya tienes logo, Tomar colores del logo arma la paleta por ti y la afinas a mano.
Esos mismos colores se aplican al presupuesto, a la explosión de insumos, a los números generadores y al resto de los documentos que exportas. Todo lo que entregas se ve de la misma empresa.
Diseña tu propio formato por bloques
Si tu despacho ya tiene un formato que el cliente reconoce, en el plan Pro lo recreas en el editor de plantillas de Plasza. Funciona por bloques: eliges un documento, empiezas en blanco o desde una plantilla de Slabsz y vas agregando lo que necesitas.
Algunos bloques que resuelven lo que antes hacías a mano en Word:
- Membrete detrás de cada hoja, con tu logo, tus datos y franjas de color.
- Portada y Datos del proyecto.
- Firmas para el responsable y el cliente.
- Código QR que lleva al enlace seguro del presupuesto, para verlo en línea desde el papel.
- Condiciones comerciales, con lo que capturaste en Parámetros.
En los textos insertas datos que se llenan al exportar, como el cliente, su RFC, el anticipo, la vigencia o el total con letra ("CIENTO VEINTE MIL PESOS 00/100 M.N."). Eliges hoja Carta o A4, letras de Google Fonts o las tuyas, y cómo se escribe la moneda. El pie lleva el número de página y siempre la leyenda «Generado con Slabsz».
Las condiciones comerciales ya van en el PDF
Lo que convierte un presupuesto en cotización son sus condiciones: cuánto anticipo, cada cuándo cobras, qué retienes de garantía, qué incluye el precio y hasta cuándo lo respetas. En Slabsz las capturas en Parámetros del presupuesto y el PDF las imprime después de la tabla, en el bloque Condiciones comerciales.
Viene en todas las plantillas de Slabsz, también en las del plan Gratis, y no se imprime si no llenaste nada. Si quieres el detalle de qué poner en cada campo, con un ejemplo en pesos, está la guía de cotización de obra.
Antes del primer envío
Exporta un PDF de prueba y velo impreso. En papel se notan los colores con poco contraste y las columnas apretadas que en pantalla pasan desapercibidas.
PDF o enlace: cuándo usar cada uno
El PDF es el documento formal: se imprime, se adjunta a un expediente o se anexa a un contrato. Guarda el que enviaste cada vez que cierres una versión; tener el archivo del momento evita discusiones después.
El enlace seguro sirve para la conversación: el cliente ve la versión vigente, comenta por concepto y aprueba sin crear cuenta. Con el permiso de descarga, desde ahí mismo baja el PDF con tu plantilla. Cómo funcionan los perfiles y permisos está en cómo compartir un presupuesto sin mostrar tus costos y en la página de enlaces seguros.
Lo usual es mandar las dos cosas: el enlace para revisar y el PDF para firmar.
Empieza hoy
Crea tu cuenta gratis, arma tu presupuesto y exporta tu primer PDF con la Clásica o la Compacta, o importa uno de Excel si ya lo tienes hecho.
Escrito por
José Campillo, Cofundador de Slabsz
Construye Slabsz, el software de presupuestos de obra y precios unitarios en la nube para constructoras, arquitectos e ingenieros.
