Presupuesto de obra en equipo: roles, permisos y quién ve los precios
Cómo trabajar un presupuesto de obra con tu equipo en Slabsz: roles, perfiles de acceso, quién ve precios y costos, y cómo limitar a cada quien a sus proyectos.
En una constructora chica el presupuesto pasa por varias manos. Tú defines indirectos y utilidad, alguien captura conceptos y precios unitarios, tu socio revisa el total antes de mandarlo y el residente necesita saber cuánto falta por hacer de cada concepto. Si todo vive en un Excel, cada quien tiene su copia y nadie sabe cuál es la buena.
El otro problema es lo que cada uno ve. Al residente le sirve la cantidad de muro que falta, no tu costo directo ni tu utilidad. Al practicante que captura le basta con un proyecto, no con toda la cartera de la empresa. Mandar el archivo completo es enseñar de más.
Qué es trabajar un presupuesto en equipo
Trabajar un presupuesto de obra en equipo es que varias personas editen el mismo presupuesto al mismo tiempo, cada una con el acceso que su puesto necesita y con un registro de quién cambió qué. No hay versiones que juntar al final ni correos con "presupuesto_final_v3.xlsx".
En Slabsz el presupuesto vive en la nube. Cuando alguien cambia una cantidad o un insumo, el resto del equipo lo ve al momento, sin recargar. Y cada persona entra a la organización con un rol y, si es miembro, con sus propios permisos.
| Clave | Concepto | Unidad | Cantidad | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|---|
| GEN-001 | Tapial perimetral de madera | m² | 220.28 | $400.52 | $88,225.51 |
| GEN-002 | Limpieza de terreno por medios mecánicos | m³ | 312.00 | $30.05 | $9,375.60 |
| GEN-003 | Trazo y nivelación con equipo topográfico | m² | 898.72 | $34.15 | $30,691.29 |
| GEN-004 | Excavación en cepas, material tipo B | m³ | 184.30 | $192.00 | $35,385.60 |
Presupuesta con tu equipo en Slabsz
Tres roles para empezar
Toda organización en Slabsz tiene tres roles. En la app se llaman Propietario, Administrador y Miembro.
- Propietario (owner). Es uno solo, quien creó la organización. Además de todo lo demás, cambia roles, invita administradores, cancela la suscripción y puede transferir la propiedad.
- Administrador (admin). Socios, jefes de proyecto o líderes de área. Tiene acceso completo al trabajo y a la configuración: kit de marca, indirectos de la organización, plan y facturación, y el equipo de miembros.
- Miembro (member). Quien trabaja en proyectos y presupuestos. Lo que puede hacer, si ve precios y en qué proyectos entra, lo eliges tú.
Owner y admins siempre ven precios. La regla práctica es tener pocos administradores, uno o dos, y darle a todos los demás un acceso de miembro a la medida. El detalle de cada rol está en Roles y permisos.
Perfiles de acceso para no marcar permiso por permiso
A un miembro le puedes marcar sus permisos uno por uno: crear, editar, eliminar, compartir y exportar presupuestos; cambiar su estatus; reportar y validar avance; crear proyectos, clientes y proveedores; usar Blueprint, el Baúl e Isza. Para no hacerlo cada vez, hay cuatro perfiles listos:
| Perfil | Para quién | Ve precios |
|---|---|---|
| Colaborador | Quien presupuesta y lleva obras | Sí |
| Presupuestador | Quien arma y entrega presupuestos | Sí |
| Solo lectura | Quien revisa sin cambiar nada | Sí |
| Residente de obra | Quien reporta avance en campo | No |
Colaborador es el perfil por defecto: crea y edita presupuestos, los exporta, abre proyectos y clientes, y reporta y valida avance, pero no comparte ni elimina. Presupuestador sí comparte con el cliente, pero no borra presupuestos ni abre proyectos. Si cambias algo a mano, el acceso queda como Personalizado.
Quién ve los precios y quién no
Este es el permiso que más importa en una constructora: Ver precios y costos. A un miembro sin él, Slabsz le muestra conceptos, unidades y cantidades, pero nunca un monto.
- En la tabla del presupuesto no aparecen precio unitario, importe, totales ni impuestos, y el análisis de precio unitario no se abre.
- Precios unitarios, Erogaciones y Blueprint desaparecen de su menú.
- En la explosión de insumos ve cuánto cemento o varilla lleva la obra, sin precios.
- En el avance de obra ve cantidades y porcentajes, no importes.
- Los paneles y las listas de proyectos, presupuestos y clientes salen sin dinero.
No es solo que la pantalla lo esconda: los montos no salen del servidor hacia esa persona. Por eso tampoco tiene Isza, que trabaja con precios en casi todo lo que hace.
Hay permisos que dependen de este. Editar, exportar y compartir presupuestos, curar Blueprint y validar avance necesitan ver precios, así que al marcar cualquiera de ellos Ver precios y costos se marca solo. Tiene sentido: no puedes ajustar un análisis de precio unitario que no ves.
El residente reporta sin ver tu utilidad
El caso típico es el residente de obra. Necesita entrar al proyecto, buscar el concepto "muro de block" y decir cuántos m² se levantaron esta semana, con fotos y números generadores si hace falta. No necesita saber a cuánto cobras el m² ni cuánto te deja.
Con el perfil Residente de obra ve los proyectos y reporta el avance de obra con cantidades, generadores y fotos. No ve precios, costos ni importes, y no edita el presupuesto. Tú validas lo que reporta y, con eso, sale el avance físico y el financiero en tu pantalla, no en la suya. El avance de obra está en el plan Pro.
Si quieres ver cómo se arma ese reporte de punta a punta, en control de avance de obra está el flujo completo.
Cada quien en sus proyectos
El otro corte es por obra. Un miembro puede tener acceso a Todos los proyectos, incluidos los que se creen después, o a Solo estos proyectos. Con acceso limitado no ve los demás proyectos ni sus presupuestos, su explosión de insumos, sus archivos del Baúl ni su contexto en Isza, y tampoco los encuentra en el buscador.
Sirve para el arquitecto externo que solo colabora en una casa, para el ingeniero que lleva dos naves industriales o para el despacho que trabaja con varios clientes y no quiere mezclar carteras. Si ese miembro crea un proyecto nuevo, entra a él de forma automática.
Lo cambias desde la ficha de acceso del miembro o, obra por obra, en la sección Acceso de la configuración de cada proyecto. Y si un proyecto se desactiva, queda en solo lectura para todos, owner incluido, hasta que lo reactives.
Quién cambió qué
Con varias personas sobre el mismo presupuesto, tarde o temprano el total cambia y nadie sabe por qué. Para eso está Actividad: cada cambio queda registrado con su autor y su fecha, contado en oraciones ("Cambió el precio de Cemento") y con el valor anterior tachado junto al nuevo.
Registra lo que mueve el dinero: porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad, impuestos, partidas, conceptos e insumos. Si alguien bajó la utilidad o borró una partida, lo ves con nombre y hora, y puedes volver a escribir el valor anterior. Los detalles están en la guía de Actividad.
Cuántas personas caben en cada plan
En el plan Gratis la organización tiene hasta 2 miembros, contándote a ti. Cuentan las personas que ya entraron, no las invitaciones pendientes. En el plan Pro los miembros son ilimitados.
Algunos permisos dependen del plan de la organización, no de la persona: exportar a Excel, Blueprint, el Baúl y el avance de obra son del plan Pro. Si un miembro se topa con una de esas funciones, puede pulsar Pedir Pro a un administrador y al owner y a los admins les llega un correo con lo que quería hacer.
Una política corta antes de invitar
Antes de mandar la primera invitación, decide cuatro cosas:
- Quién autoriza que entre alguien nuevo.
- Qué perfil le toca a cada puesto: presupuestador, residente, socio que revisa.
- Quién ve precios. Por defecto, solo quien los necesita para trabajar.
- Qué haces cuando alguien sale del equipo: eliminarlo desde Miembros el mismo día.
Con eso, el presupuesto de obra deja de ser un archivo que se reenvía y pasa a ser un lugar donde el equipo trabaja junto, cada quien con lo suyo. Y cuando toca mandárselo al cliente, eso va por otro camino: un enlace compartido con sus propios permisos.
Empieza hoy
Crea tu organización en Slabsz, invita a una persona y dale el perfil que le toca. El plan Gratis incluye dos miembros y no pide tarjeta.
Escrito por
Regina Campillo, Cofundadora de Slabsz
Construye Slabsz, el software de presupuestos de obra y precios unitarios en la nube para constructoras, arquitectos e ingenieros.
