Explosión de insumos en Excel

Una explosión de insumos se puede armar en Excel. Muchos despachos lo hacen y funciona mientras el presupuesto es chico y cambia poco. Esta guía muestra la estructura mínima, las fórmulas que necesitas y los puntos donde la hoja deja de alcanzar. Al final explica cómo sale la explosión de insumos de Slabsz cuando la exportas a Excel, por si prefieres calcularla en la plataforma y trabajarla en la hoja.

Estructura mínima: dos hojas

La explosión es una multiplicación (rendimiento por cantidad de obra) seguida de una suma por insumo. Para que Excel la haga sin duplicar datos necesitas separar los conceptos de sus insumos.

Hoja Conceptos: una fila por concepto del presupuesto.

A: Clave	B: Descripción	C: Unidad	D: Cantidad
CIM-002	Firme de concreto	m²	212.00
MUR-001	Muro de block	m²	148.00

Hoja Insumos: una fila por insumo de cada concepto, es decir, el desglose de cada precio unitario. Un insumo que está en tres conceptos ocupa tres filas.

A: Clave concepto	B: Insumo	C: Tipo	D: Unidad	E: Rendimiento	F: Precio
CIM-002	Cemento portland compuesto 30R	Material	ton	0.0180	3450.00
CIM-002	Albañil	Mano de obra	jor	0.0400	780.00
MUR-001	Cemento portland compuesto 30R	Material	ton	0.0035	3450.00

La clave del concepto en la columna A es lo que une las dos hojas. Sin ella no hay forma de saber por cuánto multiplicar.

Fórmula por fila

En la hoja Insumos agrega tres columnas calculadas. Para la fila 2:

G: Cantidad de obra, traída desde Conceptos con la clave:

=BUSCARV(A2,Conceptos!$A:$D,4,FALSO)

H: Cantidad explotada, el rendimiento por la cantidad de obra:

=E2*G2

I: Total explotado, la cantidad explotada por el precio:

=H2*F2

Con los datos de arriba, la primera fila da:

H2: Cantidad explotada3.816 ton=E2: Rendimiento0.0180×G2: Cantidad de obra212.00

I2: Total explotado$13,165.20=H2: Cantidad explotada3.816×F2: Precio3450.00

Copia las tres fórmulas hasta la última fila de insumos y ya tienes la explosión por concepto, sin consolidar.

Consolidación: tabla dinámica o SUMAR.SI.CONJUNTO

La explosión que sirve para comprar es la consolidada: cada insumo una vez, con la suma de todas sus apariciones. Hay dos caminos.

Tabla dinámica. Selecciona la hoja Insumos completa, inserta una tabla dinámica y arrastra:

• Filas: Tipo, Insumo, Unidad, Precio.
• Valores: suma de Cantidad explotada, suma de Total explotado y cuenta de Clave concepto (esa cuenta son las ocurrencias).

Es el camino rápido, pero la tabla dinámica no se recalcula sola: cada vez que cambies un rendimiento o una cantidad hay que actualizarla.

SUMAR.SI.CONJUNTO. Si prefieres una hoja Explosión con fórmulas vivas, lista en ella cada combinación única de insumo, unidad y precio (columnas A, B y C) y en D suma las cantidades explotadas que coinciden con las tres:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Insumos!$H:$H,Insumos!$B:$B,A2,Insumos!$D:$D,B2,Insumos!$F:$F,C2)

Para las ocurrencias, la misma idea con CONTAR.SI.CONJUNTO, y para el total explotado, la suma de la columna I con los mismos criterios. Esta versión se recalcula al instante, pero la lista de combinaciones únicas la mantienes tú: si aparece un insumo nuevo en Insumos y no lo agregas a Explosión, se queda fuera de la suma sin avisar.

Errores comunes

• El mismo insumo escrito de dos formas. Cemento portland compuesto 30R y cemento CPC 30R son dos renglones para Excel. Es el error más frecuente y el más difícil de ver en una lista de 300 filas.
• Unidades mezcladas. Un concepto con el cemento en kg y otro en ton. La suma de cantidades queda sin sentido y nadie se entera hasta la orden de compra.
• Precios distintos para el mismo insumo. Si un concepto tiene el cemento a $3,450.00 y otro a $3,500.00, la consolidación por precio los separa. Si consolidas sin el precio, el total en pesos deja de cuadrar con el presupuesto.
• Números tecleados encima de fórmulas. Alguien corrige a mano una cantidad explotada y la fila deja de responder a cambios del concepto.
• Fórmulas que no llegan a la última fila. Se agregan insumos al final y las columnas calculadas no se extienden. La explosión sale incompleta.
• Cantidad de obra desconectada del presupuesto. Si el presupuesto está en otro archivo, la columna de cantidad se copia a mano y se desactualiza en la primera revisión.
• Versiones que divergen. Un presupuesto base, una versión con cambios del cliente y una alternativa económica suelen terminar en tres archivos o tres pestañas. El historial de versiones del archivo guarda cambios, pero no dice qué explosión corresponde a qué presupuesto.

Cuándo Excel deja de alcanzar

La hoja funciona mientras se cumplan tres condiciones: un presupuesto, pocas personas capturando y pocas revisiones. Deja de alcanzar cuando:

• Hay varios presupuestos por proyecto y necesitas la explosión de cada uno y la del proyecto completo. En Excel son hojas separadas que hay que mantener a la par.
• Varias personas capturan al mismo tiempo. Excel en la nube y Google Sheets permiten editar a varios a la vez y guardan versiones, pero sobre celdas: nada impide que alguien teclee encima de una fórmula o rompa un rango, y rastrear qué rendimiento cambió en qué concepto sigue siendo trabajo tuyo.
• El presupuesto cambia seguido. Cada ajuste de cantidad, rendimiento o precio obliga a revisar fórmulas, extender rangos y actualizar tablas dinámicas.
• Necesitas rastrear de dónde salió una cantidad. Una celda con un número no dice si vino de un generador, de una estimación o de un error.
• Quieres reutilizar los precios unitarios en el siguiente proyecto sin copiar y pegar filas entre archivos.

En ese punto conviene que la explosión se calcule desde el presupuesto y Excel quede como herramienta de análisis, no como fuente de verdad.

Cómo exporta Slabsz la explosión a Excel

Slabsz calcula la explosión a partir del presupuesto y, en el plan Pro, la exporta a un archivo .xlsx pensado para trabajarse en la hoja:

• Una hoja llamada EXPLOSIÓN DE INSUMOS con el proyecto, el alcance (proyecto o presupuesto), el presupuesto y la fecha de generación en el encabezado, y el logo de tu organización si lo tienes cargado.
• Nueve columnas: TIPO, PRESUPUESTO, INSUMO, UNIDAD, PRECIO, CANT. BASE, CANT. EXPLOTADA, OCURRENCIAS y TOTAL.
• Una fila por insumo consolidado, ordenadas por tipo, luego por presupuesto y luego por nombre. El precio y el total llevan formato de moneda; las cantidades, dos decimales.
• Cuadrillas abiertas por integrante: si tu mano de obra viene de cuadrillas, cada persona u oficio sale en su propia fila con sus jornadas, listo para sumar jornales por oficio. Ver Personal y cuadrillas.
• Encabezado fijo y autofiltro en la fila de columnas, para filtrar por tipo o por presupuesto sin perder los títulos al desplazarte.

El archivo se descarga desde el menú Exportar de la explosión (el ícono de descarga), con Exportar Excel (⌘⇧X), con el alcance del proyecto completo o de un solo presupuesto. Abre tu proyecto para exportarla. La explosión en pantalla y en PDF de cada presupuesto está en todos los planes; la del proyecto completo también es de Pro. La explosión del proyecto trae la columna PRESUPUESTO llena, así que puedes filtrarla por presupuesto o consolidar entre presupuestos con una tabla dinámica.

Antes de exportar, revisa el aviso de Isza arriba de la tabla: marca los insumos que parecen el mismo escrito distinto, el error que en Excel es más difícil de ver, y con Unificar los dejas en un solo renglón.

Además, el presupuesto completo también se exporta a Excel (plan Pro) con sus hojas PRESUPUESTO, ANÁLISIS DE P.U. y EXPLOSIÓN DE INSUMOS, más ANÁLISIS DE INDIRECTOS si lo pides al exportar.

Del listado al programa de suministro

La explosión consolidada es el punto de partida del programa de suministro: a cada insumo le asignas cuándo se necesita en obra y en qué entregas, según el programa de trabajo. Ese cruce lo haces en la hoja o en tu herramienta de planeación a partir del archivo exportado.

Sigue leyendo