Las acciones del presupuesto son todo lo que haces con él además de capturarlo. Compartirlo con tu cliente, exportarlo, ajustar sus parámetros y revisar quién cambió qué. Abre un presupuesto: están en la barra superior, con Compartir y después íconos. Cada ícono dice su nombre y su atajo al pasar el mouse.
La barra superior
De izquierda a derecha, después del nombre del presupuesto y los avatares de quienes están dentro:
| Elemento | Qué tiene |
|---|---|
| Compartir | Los enlaces seguros del presupuesto y su actividad |
| Exportar (ícono de descarga) | Exportar PDF, Exportar Excel y las opciones del Excel |
| Parámetros (ícono de ajustes) | Un solo menú con cuatro secciones y Todos los parámetros al final |
| Actividad (ícono de reloj) | Quién cambió qué y cuándo |
| ⋯ | Copiar enlace y Atajos de teclado |
| Avatar | El responsable del presupuesto |
El menú de Parámetros tiene estas secciones, cada opción con su valor actual o su atajo a la derecha:
- Costos: Utilidad e indirectos, Costos financieros, Cargos adicionales e Impuestos.
- Comercial: Divisa, Condiciones de pago, Alcance, Estatus y Responsable.
- Programa: Fechas y Calendario laboral.
- Documento: Plantilla PDF.
Estatus y Responsable se eligen ahí mismo, en su submenú. Si el servidor no acepta el cambio, regresa el valor anterior con un aviso. Las demás opciones abren Parámetros en esa sección.
En pantallas angostas, Exportar, Parámetros y Actividad se juntan en un menú de tres puntos; en el celular, en la hoja Acciones del presupuesto. Mientras el presupuesto no tenga partidas, la barra no muestra Compartir, Exportar ni los parámetros: no hay nada que compartir todavía.
Atajos
| Acción | Atajo | Detalle |
|---|---|---|
| Compartir | ⌘⌥S | Compartir |
| Exportar PDF | ⌘⌥G | Exportar a PDF y Excel |
| Exportar Excel Pro | ⌘⌥X | Exportar a PDF y Excel |
| Parámetros | ⌘⌥P | Parámetros y plantilla |
| Plantilla (en un módulo, la de ese módulo) | ⌘⌥T | Parámetros y plantilla |
| Cambiar responsable | ⌘⌥M | Parámetros y plantilla |
| Actividad | ⌘⌥L | Actividad |
| Buscar en el presupuesto | ⌘K | Buscar en el presupuesto |
| Expandir o colapsar partidas | ⌘⌥E | Estructura del presupuesto |
| Ver los atajos | ? | El diálogo Atajos de teclado |
| Moverte entre celdas | ↑ ↓ ← → | Moverte con el teclado |
| Seleccionar varias celdas | Shift + flechas | Moverte con el teclado |
| Editar la celda seleccionada | Enter | Moverte con el teclado |
| Copiar celdas para Excel | ⌘C | Moverte con el teclado |
En Windows los atajos usan Ctrl y Alt en lugar de ⌘ y ⌥. ?, o Atajos de teclado en el menú ⋯, los muestra todos. ? no cuenta mientras escribes en un campo.
En la lista de presupuestos
Otras acciones viven en la lista de presupuestos del proyecto y en el menú de cada presupuesto en la barra lateral:
- Duplicar: la copia nace en Borrador. Sirve para sacar otra versión de un presupuesto bloqueado.
- Cambiar nombre y Editar: clave, nombre, responsable, estatus y descripción.
- Cambiar estatus: Borrador, Enviado, Aprobado, Anticipo pagado, Rechazado o Completado. También lo cambias en el menú de Parámetros de la barra, en Comercial › Estatus.
- Eliminar: borra el presupuesto con todas sus partidas, conceptos y costos. No se puede deshacer.
Importar un Excel se hace al crear un presupuesto nuevo, con Desde un Excel. Ver Crear presupuesto.
Quién puede hacer cada acción
Los owner y admin pueden hacer todo. A cada member se le dan permisos uno por uno:
| Acción | Permiso que necesita un member |
|---|---|
| Compartir y revocar enlaces | Compartir por enlace y correo |
| Exportar PDF y Excel | Exportar PDF y Excel |
| Cambiar parámetros, plantilla y responsable | Editar presupuestos |
| Cambiar estatus | Cambiar estatus |
| Duplicar un presupuesto | Crear presupuestos |
| Eliminar un presupuesto | Eliminar presupuestos |
| Ver la actividad | Todos los que ven el presupuesto |
El perfil Colaborador, que es el de un member por defecto, no incluye compartir. Ver Roles y permisos. En un proyecto inactivo, el presupuesto queda en solo lectura para todos: se puede exportar y compartir, pero no editar.
Lo que ve quien recibe el enlace
Cada enlace tiene su perfil de acceso. Según lo que actives, la persona puede:
- Ver el total y el desglose de partidas y conceptos
- Ver precios unitarios, cantidades e importes
- Ver las condiciones comerciales y el alcance
- Ver los hitos y fechas del cronograma
- Comentar y pedir cambios
- Aprobar el presupuesto
- Descargar el PDF
- Si es proveedor, cotizarte sus insumos
Nunca puede editar el presupuesto. Tus insumos y tus porcentajes solo los ve si tú activas esos permisos en su enlace. Ver Compartir presupuesto.