Compartir un presupuesto es mandarle a alguien un enlace seguro para verlo, sin que tenga que crear cuenta. Cada enlace lleva su propio perfil de acceso con lo que la persona puede ver y hacer. El enlace simple está en todos los planes; con el plan Pro además lo proteges con contraseña y le pones fecha de vencimiento.
Un presupuesto puede tener varios enlaces activos a la vez: uno para el cliente, otro para un inversionista y uno por cada proveedor, cada uno con sus permisos.
Antes de tu primera entrega, cuando un presupuesto ya tiene importe y al menos 5 conceptos con precio, la tarjeta Tu presupuesto está listo para entregarse te ofrece Mandar enlace, que abre esta misma ventana. Ver Aviso de tu primera entrega.
Cómo se genera
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Abre Compartir
Abre el presupuesto y, en la barra superior, presiona Compartir, o usa ⌘⌥S en Mac o Ctrl Alt S en Windows. Se abre Enlaces compartidos, con dos secciones: Enlaces y Actividad.
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Crea un enlace
Presiona Crear primer enlace o Nuevo enlace.
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Elige el perfil de acceso
Cliente, Inversionista o Proveedor. Cada perfil enciende un conjunto de permisos (ver abajo) y los puedes ajustar uno por uno.
- 4
Ponle nombre
Un Nombre del enlace para reconocerlo en tu lista, por ejemplo
Cliente JuanoInv. NAFIN. Solo tú lo ves. - 5
Decide vencimiento y contraseña
En Seguridad, enciende Fecha de expiración o Contraseña si los necesitas. Los dos son del plan Pro.
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Presiona Crear enlace
El enlace aparece en Enlaces activos, listo para copiar con Copiar enlace, enviar por correo o mostrar como código QR.
Si el proyecto todavía no tiene cliente, Enlaces te pregunta ¿Para quién es este presupuesto?: elígelo o créalo ahí mismo y queda en el proyecto. Sale en el enlace y en el PDF. Asignarlo pide el permiso de editar los ajustes del proyecto.
Para compartir necesitas el permiso Compartir por enlace y correo. Los owner y admin lo tienen siempre; a un member se lo tiene que dar un owner o admin. Un presupuesto sin partidas no muestra Compartir: primero captura algo.
Perfiles de acceso
| Perfil | Qué ve y qué puede hacer |
|---|---|
| Cliente | Totales, desglose de partidas y conceptos, precios unitarios, cantidades e importes, condiciones y alcance, e hitos del cronograma. Puede comentar, aprobar y descargar el PDF |
| Inversionista | Totales, desglose de partidas y conceptos, condiciones y alcance, e hitos del cronograma, sin precios unitarios ni cantidades. No comenta, no aprueba ni descarga el PDF |
| Proveedor | Solo sus propios insumos y las cantidades a surtir, nunca tus precios ni los totales. Puede cotizarte cada insumo |
Si mueves cualquier permiso de Cliente o Inversionista, el enlace pasa a Personalizado. Para volver a los permisos de un perfil, elígelo de nuevo.
Permisos
Qué puede ver:
- Totales del proyecto
Total del presupuesto y subtotales por partida.
- Desglose de partidas
Estructura de partidas y conceptos.
- Precios unitarios (APU)
Columna de precio unitario por concepto.
- Cantidades e importes
Cantidad e importe calculado de cada concepto.
- Indirectos y utilidad
Los porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad aplicados, y los cargos adicionales sobre el costo directo. Apagado en todos los perfiles.
- Condiciones y alcance
Condiciones de pago, qué incluye y qué no, y la vigencia, tal como las pusiste en Parámetros. Encendido en Cliente e Inversionista.
- Hitos del cronograma
Los hitos y las fechas de inicio y entrega del cronograma. Encendido en Cliente e Inversionista.
- Insumos por categoría
La explosión de insumos por material, mano de obra y herramienta. Apagado en todos los perfiles.
Qué puede hacer:
- Comentar y pedir cambios
Comentarios por concepto o generales, que tu equipo contesta desde Slabsz.
- Aprobar el presupuesto
Aprobación digital con nombre y sello de tiempo. Requiere ver los totales. Solo lo enciende quien tiene el permiso Cambiar estatus: si no lo tienes, el enlace se guarda sin este permiso.
- Descargar el PDF
Descarga con la plantilla que elegiste para el presupuesto. Requiere ver desglose, cantidades, precios unitarios y totales, porque el PDF los imprime. Las condiciones comerciales (anticipo, pagos, alcance y vigencia) y los cargos adicionales solo salen en el PDF si el enlace también los deja ver.
Si apagas un permiso que otro necesita, el que depende de él también se apaga.
Enlace para proveedor
Al elegir Proveedor, Slabsz te pide seleccionar uno de los proveedores asignados a los insumos del presupuesto. Ese proveedor ve solo sus insumos con las cantidades a surtir; totales y precios unitarios quedan bloqueados y no se pueden activar. Sus permisos son Desglose de partidas, Cantidades e importes y Cotizar sus insumos.
Con Cotizar sus insumos, el proveedor te manda su precio por insumo. Tú decides en la sección Actividad si lo aplicas (Aplicar, o Aplicar los N para todos los pendientes) o lo descartas (Descartar); nada cambia en tu presupuesto sin que lo apliques.
Si el presupuesto no tiene insumos con proveedor, asígnalos primero desde los precios unitarios.
Qué ve quien abre el enlace
- Arriba, la marca: en el plan Pro, el logo de tu kit de marca (o tu ícono, si no tienes logo) y tus colores; en Gratis, el de Slabsz.
- Pestañas con lo que el enlace deja ver: Presupuesto siempre, Condiciones (condiciones comerciales y, si lo activaste, indirectos y utilidad), Programa (los hitos del cronograma) e Insumos (por categoría). Una pestaña sin permiso no aparece.
- La información del proyecto y del cliente, y el presupuesto según los permisos, con los montos en la divisa del presupuesto (por ejemplo
$16,000.00 USD). - Revisar: un botón del header con el total, el estado, la vigencia de los precios, el anticipo y los botones para aprobar y descargar el PDF, si se los diste. Si los precios ya vencieron, la vigencia sale en ámbar y le pide confirmar contigo antes de aprobar.
- Conversación: otro botón del header que abre el chat con tu equipo a un lado, sin perder de vista el presupuesto (en celular, a pantalla completa). Tiene un hilo general y uno por concepto; el ícono de cada renglón abre el de ese concepto.
Comentarios, aprobaciones y cotizaciones
Dentro de Compartir, la sección Actividad junta lo que llega de todos los enlaces del presupuesto: comentarios, aprobaciones y cotizaciones de proveedores. Por atender te muestra solo lo pendiente.
- Comentarios: los contestas con Responder (la respuesta la ve en su enlace) y los cierras con Marcar resuelto; Reabrir los regresa a pendientes.
- Aprobaciones: quien aprueba escribe su nombre (y, si quiere, su correo). El presupuesto pasa a Aprobado y queda registrado quién, cuándo y con qué total. Solo se puede aprobar un presupuesto en Borrador o Enviado.
- Cotizaciones: aplicas o descartas el precio que propone el proveedor.
Quien creó el enlace y el responsable del presupuesto reciben un correo con cada aprobación o cotización. Si alguno sale de la organización, sus enlaces y presupuestos pasan al owner y los avisos le llegan a él. Los comentarios llegan agrupados: si tu cliente manda varios mensajes seguidos, te llega un solo correo con todos, unos minutos después del último. Cada aviso se puede apagar en Cuenta › Notificaciones («Comentarios del enlace», «Aprobaron tu presupuesto» y «Cotizaciones de proveedores»). Ver Configuración de cuenta.
Tu cliente también se puede enterar de tus respuestas: en la conversación del enlace pulsa Avisarme por correo cuando respondan y deja su correo. Cuando le contestas, le llega un correo con tu respuesta y un botón que abre el enlace con la conversación abierta. Se da de baja con Quitar en el mismo chat o con el enlace del correo.
Contraseña
Es del plan Pro. Con Contraseña encendida, quien abra el enlace tiene que escribirla antes de ver el presupuesto.
- Mínimo 4 caracteres.
- Se guarda cifrada: ni Slabsz la puede recuperar. Si la olvidas, edita el enlace y define una nueva.
- Compártela por un canal aparte. Cuando mandas el enlace por correo desde Slabsz, el correo avisa que tiene contraseña pero no la incluye.
- Puedes quitarla después sin invalidar el enlace.
Vencimiento
También es del plan Pro.
- Sin expiración: el enlace funciona hasta que lo revoques.
- Con expiración: eliges un día en el calendario y el enlace deja de abrir al terminar esa fecha. Al encenderla, Slabsz propone 14 días a partir de hoy.
En la lista de enlaces ves cuánto le falta a cada uno, y los vencidos quedan marcados como Expirado.
Código QR
En el menú Más acciones (los tres puntos) del enlace, Código QR abre el código con dos botones: Descargar PNG y Copiar imagen, para pegarlo en una presentación, un plano o un correo.
Enviar por correo
En Más acciones, Enviar por correo te pide el correo del destinatario (Para) y un Mensaje opcional. Slabsz manda el correo con tu nombre y el enlace para abrir el presupuesto; si te contestan, la respuesta llega a tu correo.
Editar un enlace
En Más acciones, Editar permisos (o un clic en el nombre del enlace) abre Editar enlace seguro y te deja cambiar nombre, perfil, permisos, vencimiento y contraseña sin invalidar el enlace. La URL sigue siendo la misma, así que no tienes que reenviarla.
Revocar un enlace
- Presiona el botón Revocar enlace junto al menú del enlace y confirma con Revocar.
- El enlace deja de funcionar al instante.
- Quien tenga la URL ve una página de "no encontrado".
Un enlace revocado no se reactiva. Si necesitas volver a compartir, crea uno nuevo.
Aperturas
Cada vez que alguien abre un enlace, Slabsz lo cuenta: en la lista ves Sin abrir o cuántas veces se abrió y cuándo fue la última. La primera vez que se abre, quien creó el enlace recibe un correo con el nombre del enlace (el aviso «Abrieron tu presupuesto», que también se apaga en Cuenta › Notificaciones).
Casos de uso
- Cliente final: perfil Cliente para revisar el presupuesto completo, comentar y aprobarlo.
- Inversionista: ve totales, estructura, condiciones e hitos, sin precios unitarios ni cantidades.
- Proveedor: recibe solo sus insumos y cantidades para cotizarte o surtir.
- Equipo del cliente: varias personas revisan con el mismo enlace, sin crear cuenta.
Buenas prácticas
- Un enlace por persona o audiencia. Así revocas el del proveedor sin tocar el del cliente.
- Vencimiento corto para versiones preliminares. Hace que el cliente te pida la versión actualizada.
- Sin vencimiento para versiones cerradas. Facilita consultas posteriores.
- Contraseña para presupuestos sensibles, compartida por otro canal.
- Revoca los enlaces de versiones viejas para evitar confusiones.